ServiceNow有効活用術 ～様々な申請手続きの乱立を集約し、申請内容を自動反映しよう～
多くの企業がServiceNowを導入し、サーバーやパソコンの構成管理やインシデント管理、依頼内容のカタログ申請化などで作業を効率化しているかと思います。
しかし、ServiceNowを導入していても、まだ以下のような業務が残っていませんか？
- 新入社員入社時のネットワークID作成
- メールの配布リスト作成
- ファイル共有サイトの作成依頼
これらのIT関連の申請は、依然としてExcelフォームへの記入とメール送信で行われ、IT担当者は受信した内容を目視でチェックしていることも少なくありません。内容に不備があれば依頼者への確認が必要となり、修正のやり取りが発生します。さらに、承認された依頼内容に基づく作業も、すべて手動で行わなければなりません。
このような課題に対して、ServiceNowのService Catalog機能およびFlow Designer機能を活用することで、各種申請手続きの一元化や、依頼内容に応じた外部システム連携の自動化が実現可能です。
外部システム連携における課題
時間がかかる
作業ミスにより品質低下
受付けて手が回らない
即座に確認できない
「サービスカタログ化」
＋
「外部システムの自動連携処理」で解決！
既に導入・利用しているServiceNowを活用することで、申請手続きの混乱を解消、迅速かつ正確に外部システムへの連携自動化を実現することができ、課題を解消することができます。
申請処理の課題と自動化による解決策
申請受付から作業完了まで時間がかかる
ユーザーは直ぐにでも業務を開始したいが待たせている
申請内容のチェック漏れ作業ミスにより品質低下
手動による作業ミスで予定完了時間を大幅に超えてしまった
各種申請を多数受け付けて手が回らない
人事異動のため、まとめて各種申請が上がってきたが手が回らない
各種リソースの状態が即座に確認できない
共有サイトにアクセスできる人を知るには、毎回担当者へ問合せが必要
ワークフロー申請から承認後は自動処理！
タイムリーに処理し、申請者を待たせない
申請不備が発生しない入力フォーム！
作業品質を一定化し二度手間、三度手間を防止
多量な申請も自動処理でラクラク！
人的作業コスト削減
必要な人に必要な情報を集客して提供！
リアルタイムで情報取得
ServiceNow自動連携サービスで
外部システムの自動連携を実現
これらの課題を解決するために、当社では「ServiceNow自動連携サービス」を提供しています。このサービスを利用することで、ServiceNowと各種サービス・アプリを直接連携させ、各種外部システム反映の自動化を実現できます。
また、現行の運営方法を整理し、運営手続きルールを再定義、最適化して再構築することで、さらに効率的な運用が可能となります。
Entra IDアカウントを新規作成するケース
下記はサービスカタログを利用した申請から承認者による承認後の自動処理、また処理結果の通知のイメージです。当社標準のサービスメニューのカタログではこの一覧の流れがベースとなりますが、申請フローの見直しや入力項目の再設計など柔軟に対応が可能です。
サービスカタログ自動処理・処理結果通知イメージ
「ServiceNow自動連携サービス」は、様々な申請を統一されたプラットフォームで最適化されたルールに則り、正確、迅速、運用負荷なく、外部システムへの自動連携を実現します。
ServiceNow自動連携サービスで解決できる課題
採用した
承認をトリガーにして、自動連携サービスは即座に申請内容を反映します。
- Active DirectoryにWindowsアカウントが登録
- Entra IDライセンスも同時に付与し、ExchangeOnlineが利用できる。
- 所属先組織に合わせて、組織所属メンバーがグルーピングされたメーリングリストのメンバーに追加
新メンバーが参画した
承認をトリガーにして、自動連携サービスは即座に申請内容を反映します。
- プロジェクト用のファイルサーバーに対してアクセス権限追加
- プロジェクト用のBOXに対して利用権限付与
- プロジェクトメンバーがグルーピングされたメーリングリストのメンバーに追加
アサイン解除
承認をトリガーにして、自動連携サービスは即座に申請内容を反映します。
- Active Directory上にあるWindowsアカウントを削除
- Entra IDライセンスや、付与された利用権限を削除
- メンバーになっているグループメンバーからの除外
このように、ServiceNow自動連携サービスを活用することで、IT部門の業務効率化だけでなく、従業員の生産性向上にも大きく貢献することができます。
より詳しいサービス内容について知りたい方は、下記の資料をダウンロードしてご覧ください。
ServiceNow自動連携サービス 紹介資料
本資料では以下の内容をご紹介しています。
- サービス概要
- サービス構成
- サービス利用イメージ
- サービスメニュー
- 実装イメージ例
まずは資料をダウンロードいただき、貴社の課題解決のヒントとしてご活用ください。